Jak AI usprawni pracę i pomoże mieszkańcom?

Sztuczna inteligencja w urzędach. Jak AI usprawni pracę i pomoże mieszkańcom?

Rozmowa z Edytą Wenzel – Borkowską, dyrektorem Wydziału Geodezji i Kartografii w Starostwie Powiatowym w Opolu.

- Za nami spotkanie w Starostwie z szefami wydziałów i jednostek na temat wykorzystania sztucznej inteligencji w urzędzie? Pani wydział i Powiat Opolski byli już liderami cyfryzacji w geodezji w całym województwie. Czy teraz kolej na AI?

- Już od dłuższego czasu myślimy o zastosowaniu sztucznej inteligencji w naszej codziennej pracy. Podejmujemy konkretne kroki w tym kierunku, dlatego zaprosiliśmy do współpracy Wrocławski Instytut Sztucznej Inteligencji, który działa jako spin-off Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu oraz Politechniki Wrocławskiej. Instytut ten zajmuje się zarówno wdrażaniem rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, jak i podejściem naukowym do tematu. Spotkanie miało na celu pokazanie praktycznych przykładów, jak można wykorzystać AI w realizacji urzędowych zadań.

- Zatem jak?

Przykładowo, AI może być wykorzystywana do analizy dużych zbiorów dokumentów – zarówno cyfrowych, jak i papierowych, które są niezbędne do podejmowania decyzji w rejestrach publicznych. W naszej pracy, np. w ewidencji gruntów, mamy do czynienia z aktami notarialnymi i zawiadomieniami sądowymi. Dzięki sztucznej inteligencji możliwe jest automatyczne rozpoznawanie i klasyfikowanie treści tych dokumentów, co znacząco przyspiesza ich wprowadzanie do systemu informatycznego.

System AI uczy się na podstawie skanowanych dokumentów, poprawia ich rozpoznawanie, a następnie proponuje dane do wprowadzenia, które człowiek musi jedynie zweryfikować i zatwierdzić. Szacujemy, że może to skrócić czas pracy w tym obszarze nawet o 50%.

Duże zainteresowanie rozwiązaniami AI wykazuje również Wydział Budownictwa. Na zorganizowanym przez nasz wydział spotkaniu o AI w urzędzie, na przykładzie województwa łódzkiego przedstawiono, jak sztuczna inteligencja pomaga w analizie wniosków dotyczących programu „Czyste Powietrze”. System porównuje dokumenty z rejestrami publicznymi i ocenia ich rzetelność, co mogłoby znaleźć zastosowanie także u nas – np. przy wydawaniu pozwoleń na budowę czy rozpatrywaniu zgłoszeń.

AI może usprawnić także proces analizy dokumentów?

Obecnie wprowadzanie pism do systemu wymaga manualnej pracy urzędników, którzy muszą ręcznie klikać odpowiednie pola i wprowadzać dane. Sztuczna inteligencja pozwala na automatyczne rozpoznawanie istotnych informacji, co może przyspieszyć ten proces nawet o 80%. To nie tylko oszczędność czasu, ale i zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich.

Systemy AI mogą również analizować dokumenty znajdujące się już w bazach urzędu, klasyfikować je według spraw i dostarczać gotowe odpowiedzi na zadane pytania, co znacząco wspomaga podejmowanie decyzji administracyjnych.

- Czy, a w zasadzie jak, przeciętny obywatel odczuje korzyści z wdrożenia AI w urzędzie?

- Oczywiście, że odczuje. Załóżmy, że pan Kowalski składa wniosek o pozwolenie na budowę lub zgłasza akt notarialny do ewidencji gruntów. Standardowy czas rozpatrzenia takiego wniosku wynosi 30 dni. Dotychczas było to czasochłonne, ponieważ urzędnicy musieli ręcznie przetwarzać wszystkie dokumenty. Wprowadzenie sztucznej inteligencji pozwoli znacząco skrócić ten proces, dzięki czemu decyzje będą podejmowane szybciej. To nie tylko korzyść dla obywateli, ale i dla inwestorów, którzy chcą sprawnie realizować swoje projekty.

Czy Powiat Opolski wdraża już AI? Jak wygląda sytuacja na Opolszczyźnie?

- Jeśli chodzi o naszą powiatową geodezję, to na ten moment nie mamy jeszcze wdrożonych rozwiązań AI, ale intensywnie się do tego przygotowujemy. W tym roku przeprowadzamy remont naszej siedziby, wymieniamy infrastrukturę informatyczną, instalujemy nowy serwer i modernizujemy system dziedzinowy. To niezbędny krok, aby w przyszłości móc wdrożyć nowoczesne technologie, w tym sztuczną inteligencję. Planujemy, że przyszły rok będzie kluczowy pod względem implementacji tych rozwiązań.

Sztuczna inteligencja to nie jest chwilowa moda czy „zabawka” – to realne narzędzie, które może znacząco usprawnić pracę urzędów i przyspieszyć obsługę mieszkańców. Warto podejmować kolejne kroki w tym kierunku.

Oprac. Monika Kluf